江服校发〔2026〕41号
第一章 总 则
第一条 为进一步提升学校的档案工作水平，有效地保护和利用档案，为学校教学、科研、党政管理和社会各界服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》《江西省实施<高等学校档案管理办法>细则》《江西省档案工作规范化管理实施办法》和《江西省档案条例》等有关法律法规，结合本校实际，特制定本办法。
第二条 江西服装学院档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学校、师生和社会有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。
第三条 学校档案工作实行统一领导，集中管理，保证档案机构、人员编制、档案用房、设施和经费的落实，保障档案安全，保守国家秘密。
第四条 学校档案工作由校长领导，其主要职责是：
1.贯彻执行国家和地方有关档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
2.将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
3.建立健全与学校办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
4.研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
第五条 分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作，其主要职责是：
1.组织制定实施学校档案工作中长期发展规划和年度计划；
2.组织、协调学校档案机构和全校各单位的档案工作，确保档案管理工作的有效运行和科学发展；
3.贯彻执行学校档案工作各项规章制度，为学校档案工作创造良好条件；
4.监督、检查学校档案工作，组织开展学校档案工作评估。
第六条 学校成立由校长为主任委员、分管校领导为副主任委员和相关职能部门负责人组成的学校档案工作委员会，负责协调和统筹管理全校档案信息资源及档案工作，讨论决定学校档案工作重要事项。其主要职责是：
1.贯彻执行国家有关档案工作的政策法规，审查学校档案工作规划；
2.审定学校档案管理办法和规章制度；
3.研究决定档案工作的重大事项；
4.监督检查学校各单位、各部门档案工作“三纳入、四同步”的执行情况，并进行考核评估；
学校档案工作委员会应当每年至少召开一次全体委员会议，研究、部署全校档案工作，并适时召开工作专题会议。
第二章 档案机构设置及人员配备
第七条 学校档案工作是学校的重要基础工作之一，根据工作需要学校设立具有档案行政管理、档案业务管理与档案服务职能的档案馆，并报江西省教育厅和江西省档案局备案。
第八条 档案馆职能和主要任务
档案馆具有指导、管理、监督、检查学校内设部门和单位档案工作的行政管理职能，承担档案与校史文物资料收集、保管、利用、编研、展览事务。主要任务是：
1.全面贯彻执行国家和地方有关档案工作的法律法规、方针政策，对学校档案事业实行统筹规划、宏观管理，组织、指导和监督学校各单位、各学院的档案业务工作；
2.拟定档案工作规章制度并负责贯彻落实，依法依章开展档案工作检查和监督；
3.负责学校档案工作网络管理，确定校内各单位、各部门档案资料的归档范围和保管期限；
4.接收（征集）、整理、鉴定、销毁、统计和保管学校各类档案及有关资料；
5.开展档案开放利用，并根据馆藏出具师生相关证明，含个人履历，学生成绩，学籍，学历，学位认证等在校情况的证明以及其它档案资料的证明；
6.调查、征集校史档案资料，编制检索工具，做好校史资料的编研、展览、出版工作，开发档案信息资源；
7.利用档案开展多种形式的宣传教育活动；
8.组织开展学校档案理论和档案工作研究，推进学校档案工作的科学化、标准化和现代化建设，为学校和社会提供服务；
9.开展专（兼）职档案工作人员的业务培训；
10.开展国内外档案学术交流活动；
11.完成学校理事会、党委、行政交办的其它工作。
第九条 档案馆设置馆长1名，馆长应具备下列以下条件：
1.热心档案事业，具有高级专业技术职务，或高级职员任职经历；
2.有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；
3.年富力强，身体健康。
第十条 档案馆应选配综合档案岗、数字化信息岗和档案开发利用岗专职档案工作人员，条件成熟时可考虑设置综合档案科、数字化信息科。
专职档案工作人员的主要职责是：
1.贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策、法律法规和学校的有关制度规定，加强政治理论学习，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律；
2.努力钻研业务，提高专业素养，积极开展档案学术研究和交流活动；
3.负责部门、学院档案材料的收集、保管、整理、立卷、归档工作，保证归档材料的齐全、完整、系统、准确；做好档案的日常管理、安全保障等相关工作，为学校各单位、师生员工、校友及社会单位提供优质服务；
4.增强安全和保密意识，严格执行制度，做好档案的保管、保密和保护工作，确保档案的完整与安全；
5.树立为学校各项工作服务，为师生员工和档案利用者服务的思想，发扬协作精神，及时优质地完成承担的各项工作任务，并对学校档案工作提出合理化建议。
专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第十一条 学校各职能部门、各二级学院要制定相应的档案工作管理制度，“实行一把手”负责制，并明确分管档案工作的负责人，选拨1-2名责任心强，有一定计算机应用能力的工作人员担任兼（专）职档案员。
各职能部门、各二级学院应配备专（兼）职档案工作人员。专（兼）职档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
各职能部门、各二级学院分管档案工作的负责人主要职责：
1.保证学校档案工作规章制度在本部门、本学院的贯彻执行；
2.对本部门，本学院的档案工作进行规划、检查和督促，对各种档案资料的移交进行审核，并签署意见；
3.协调解决本部门、本学院在档案形成、立卷、移交、档案保管和档案利用过程中出现的问题；
4.认真学习档案业务知识，积极参加学校档案活动。
各职能部门、各二级学院专（兼）职档案员主要职责是：
1.贯彻执行党和国家有关档案工作的方针政策、法律法规和学校的有关制度规定，爱岗敬业，忠于职守，认真履行档案工作职责，按时完成年度归档工作；
2.按照学校有关预立卷要求做好本单位档案的收集、整理、归档和移交工作，保证归档材料的齐全、完整、系统、准确；
3.根据不同种类档案资料的特征和有机联系，拟定案卷类目，合理分类整理组卷，认真填写卷内外有关项目，使之便于管理和利用；
4.增强安全和保密意识，严格执行制度，做好档案的保管、保密和保护工作，确保档案的完整与安全。
第十二条 学校对长期接触有毒有害物质的专职档案工作人员，按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以参照有关规定予以补助。
第三章 档案的管理
第十三条 学校建立、健全档案工作检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。
第十四条 学校文件材料的归档范围是：
1.党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
2.行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
3.教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料；学校培养的学历教育学生的入学登记表、新生录取名册、在校成绩单、毕业生登记表、奖惩记录等学籍档案。
4.科研类：主要包括在科研管理和科学研究实践活动中所形成的具有保存价值的文件材料。
5.基本建设类：主要包括在基本建设管理和基本建设工程项目活动中所形成的具有保存价值的文件材料。
6.仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
7.产品生产类：主要包括学校自行研制、试制产品以及在生产、经营、销售活动中所形成的文件材料、样品或者样品照片、视频等。
8.出版物类：主要包括学校自行编辑出版的校报、学术刊物及其他出版物等。
9.外事类：主要包括学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等材料。
10.财会类：主要包括在财会管理和财会活动中形成的具有保存价值的文件材料。
11.声像类：主要包括学校在教学、科研及党政管理等工作中形成的照片、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。
12.实物类：主要包括在教学、科研、管理、对外交往等活动中产生的具有保存利用价值以及学校发展中有纪念意义和收藏价值的物品。
13.学生类：主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等材料，由招生处、教务处、各学院、学生工作处和就业处统筹管理。
14.人事类：纳入学校管理的教职工人事档案参照中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》执行，由人事处负责管理。
第十五条 学校实行档案材料形成单位预立卷归档制度。
校属各单位（专）兼职档案员应当按照归档要求，组织本单位档案产生的相关人员及时开展档案的预立卷工作。预立卷人员应当按照纸质材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门兼职档案员检查合格后向档案馆移交。
第十六条 归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带、光碟等各种视听资料。校属单位对纸质和非纸质档案材料同步归档。归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）执行。
第十七条 档案材料的归档移交时间：
1.各部门应当在次学年6月30日前归档移交；
2.各学院等教学单位应当在次学年寒假前归档移交，毕业生班级合影照片应在当年6月30日前归档移交；
3.科研档案应当在项目完成后两个月内归档移交；
4.基建类档案应当在项目完成通过验收后三个月内归档移交；
5.重大活动和突发事件专题档案应当在工作结束后1个月内归档移交；
6.实物档案应当在次年6月30日内归档移交。
第十八条 档案馆及时对归档材料进行鉴定、分类、整理、录入、数字化、编目、备份、装订、装盒和上架。
第十九条 档案馆按照《江西服装学院档案实体分类办法》确定档案的保管期限。对保管期限已满、失去保存价值的档案，经档案馆鉴定并登记造册报学院档案销毁领导小组审核及校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十条 档案馆采用先进的档案保护技术，防止档案破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十一条 档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。档案工作人员需入库开展工作的，做好库房出入登记工作。
第二十二条 库房环境和设施要达到“八防”要求，做好防火、防盗、防水、防潮、防尘、防高温、防强光、防有害生物工作，制定应对突发事件和自然灾害的应急预案并定期组织演练，保证档案安全。
第二十三条 学校和其他单位分工协作完成的项目，档案馆应至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交档案馆保存。
第二十四条 学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。
第二十五条 档案馆应建立档案核查、统计制度，定期对档案接收、保管、利用等情况进行核查和统计，及时掌握档案工作情况，并按照国家有关规定报送档案事业年度统计报表。
第四章 档案的利用和公布
第二十六条 档案馆严格按照国家规定公布档案。未经学校授权，其他组织和个人无权公布学校档案。
属下列情况之一的档案不予公布：
1.涉及党和国家秘密的；
2.涉及专利或者技术秘密的；
3.涉及个人隐私的；
4.档案形成单位规定限制利用的。
第二十七条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，经查档审批，履行相关登记手续后，均可利用已公布的档案。
境外组织或个人利用档案的，按照国家和学校有关规定办理。
第二十八条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经分管校领导批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。
第二十九条 档案馆提供利用的档案，原则上不提供档案原件外借。因特殊需要确需外借档案的，须按有关规定办理外借手续；外借者应承担档案的安全责任，妥善保管并按时归还所借档案。
第三十条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件与原件具有同等效力。
档案馆为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的，不收取费用；用于个人或者商业目的，可以按照有关规定合理收取费用。
第三十一条 向档案馆移交、捐赠档案的单位和个人，对相关档案享有优先查阅利用的权利。寄存在档案馆的档案归寄存者所有，如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者的同意。
第三十二条 档案馆应积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，必须征得档案形成单位同意，并报请校长审批。
第三十三条 档案馆应当采取多种形式（如举办档案展览、陈列、建设档案网站等），积极开展档案宣传工作。
第五章 档案信息化建设
第三十四条 将档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划，健全传统载体档案数字化常态机制，支持电子档案管理信息系统建设，不断提升档案信息化建设水平。
第三十五条 学校应重视和支持档案信息化建设，积极为档案信息化所需的网络环境、硬件设备、应用系统、运行维护、安全防护、数字认证、备份策略、建设资金等提供技术支撑和综合保障。
第三十六条 档案馆应不断完善现有档案管理系统、档案服务系统等，健全常态化机制，有序开展传统载体档案数字化工作，推进档案数字资源的收集、保管和服务利用工作，不断提升档案管理与服务的信息化水平。
第三十七条 档案馆应对接收的电子档案进行检测，健全电子文件防篡改机制，确保接收的电子档案来源可靠、程序规范，保证电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的真实性、完整性、和安全性。
第六章 监督检查
第三十八条 档案馆依照法律、行政法规有关档案管理规定，对学校各学院、各部门进行下列情况检查：
1.档案工作责任制和管理制度落实情况；
2.档案资料保管条件、设施设备配置使用情况；
3.兼职档案员及档案相关人员管理情况；
4.档案收集、预立卷、保管、移交情况；
5.档案信息化建设和信息安全保障情况。
第三十九条 学校各学院、各部门发现存在任何档案安全隐患的，应当及时采取补救措施，消除档案安全隐患。如发生档案损毁、信息泄露等情形的，应当及时向学校档案馆报告。
第七章 条件保障
第四十条 学校将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
第四十一条 学校为档案管理提供符合要求的档案库房，并按照要求配备必要的设备、设施。
学校根据档案事业发展需要，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时扩建或新建档案库房。
第四十二条 学校设立专项经费，配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第八章 奖励与处罚
第四十三条 学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或个人给予表彰与奖励：
1.在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
2.在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
3.在档案学研究及档案史料研究工作中做出显著成绩的；
4.将重要的或者珍贵的档案捐赠给档案馆的；
5.同违反档案法律法规的行为斗争，表现突出的。
档案馆加大对校内各单位档案工作的日常检查和专兼职档案员的业绩考核。每两年评选一次档案管理工作先进单位和先进个人，并予以表彰奖励。
第四十四条 有下列行为之一的，学校应当对直接责任人和其他责任人依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
1.玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
2.违反保密法规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
3.涂改、伪造档案的；
4.擅自出卖、赠送、交换档案的；
5.不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
6.其他违反档案法律法规的行为。
第四十五条 档案工作与绩效考核挂钩，单位和兼职档案员没有按照规定时间内向档案馆办理纸质和电子档案材料移交、档案工作达不到要求的扣除绩效分。
在规定时间内没有向档案馆办理移交纸质和电子档案材料的扣单位和兼职档案员绩效分；
档案材料质量达不到规定标准要求的扣除单位和兼职档案员绩效分。
1.没有在规定时间内向档案馆移交纸质和电子档案的扣单位和兼职档案员绩效分；
2.档案材料收集不齐全的扣除单位和兼职档案员绩效分；档案材料质量不高的扣除单位和兼职档案员绩效分；
3.在规定的时间内没有向档案馆移交档案材料；没有按照规定同时办理纸质和电子档案移交的；档案材料收集不齐全的部门或学院将下发整改清单，限期整改。在限定的整改时间内，没有完成整改任务的部门或学院给予全校通报批评。
第四十六条 本办法自发布之日起实施，由档案馆负责解释。
